在本文中，我們將向您展示如何 結合 Excel Word。組合 Excel 電子表格或工作簿中的資料是一種非常基本但功能強大的工具，在嘗試建立具有可變欄位的文件時可以節省大量時間。
從信封和信件到名片和桌帳篷，資料合併將消除透過從指定的 Excel 文件中提取資料來手動編寫每筆記錄的繁瑣任務。
想像一下可能性，尤其是對於直效郵件目的。建立組合文件涉及三個主要步驟。第一個也是最重要的是您的清單和清單中的資料。
您應該確保列標題可識別並正確標記。這將使映射過程更加順利。假設我們要為「保存日期」明信片建立郵寄標籤。我們必須做的第一件事是建立 Excel 電子表格，Word 範本將從中提取資料。下面我們將展示更多細節。
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郵件合併基礎知識
進行郵件合併似乎是一項艱鉅的任務，但實際上過程非常簡單。如果您根據 3 個文件來考慮郵件合併流程，可能會有助於獲得見解：
Word 郵件合併文件與自訂欄位的程式碼。
Excel 郵件合併來源文件，其中包含收件者的信息，每個收件者一行。
最終的 Word 文件包含個人化信件、電子郵件、信封等。
郵件合併的目標是合併文件 1 和文件 2 中的資料以建立文件 3。
準備用於郵件合併的 Excel 電子表格
當您執行郵件合併時， 您的 Excel 文件將連接到您的 Word 郵件合併文檔，而 微軟Word 將直接從您的 Excel 電子表格中提取收件人姓名、地址和其他詳細資訊。
因此，在開始在 Word 中合併之前，請確保您的 Excel 文件包含要包含的所有訊息，例如名字、姓氏、問候語、郵遞區號、地址等。
如果您想要新增更多聯絡人或其他信息，最好在執行郵件合併之前立即對 Excel 工作表進行變更或新增。需要檢查的重要事項：
Excel 工作表中的欄位必須與您在進行郵件合併時要使用的欄位相符。例如，如果您想按名字稱呼讀者，請務必為名字和姓氏建立單獨的欄位。如果您想按州或城市對收件人進行排序，請檢查是否有單獨的州或城市列。
如果您的 Excel 檔案包含以 0 開頭或結尾的日期、時間、貨幣值或郵遞區號，請參閱如何 格式 正確郵寄合併號碼、日期和貨幣。
如果您透過從 .csv 或 .txt 檔案匯入資訊來建立 Excel 電子表格，請使用文字匯入精靈。
將 Excel 工作簿中的資料合併到 Word 文件中
若要將 Excel 與 Word 合併，您必須遵循以下步驟：
步驟1： 打開 Microsoft Excel中 或您使用的任何電子表格軟體。 （這也適用於電子表格。） “Google文檔”）。由於我們正在建立郵寄標籤，因此我們將合併的資料將是名字、姓氏和地址。
步驟2： 第一行將是列標題，因此在第一個儲存格中寫入單字 第一，在下一個儲存格中寫入 最新 在第一行的第三個儲存格中寫入 地址。同樣，寫 城市, 國家體制 y 郵編 分別在第四、第五和第六單元。
現在，列標題已設定完畢，請為您要為其建立標籤的每個人填寫適當的資訊。完成後，將電子表格儲存為名稱並保存在以後可以輕鬆找到的位置（最好是桌面）。您的 Excel 電子表格應如下所示（收件者特定資訊除外）：
建立標籤模板
現在收件人清單已創建，第二步是建立標籤範本。為此，您必須執行以下操作：
步驟1： 打開 微軟Word 並點擊«西班牙郵政“ 在上面。
步驟2： 接下來，點擊選單左上角的標籤按鈕 «西班牙郵政“。
步驟3： 當對話方塊開啟時信封和標籤«，尋找 « 按鈕選項» 並單擊它。
步驟4： 下一部分是我們選擇正在使用的標籤的地方。對於此範例，我將使用 Avery Shipping Labels，範本 #。 8163。然後，在對話框中 «標籤選項«，選擇適當的範本編號並按 «接受“。
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步驟5： 這將帶您回到 «信封和標籤«。現在應該會顯示您已選擇 Avery Template #8163，按一下「」按鈕。新文件“。
步驟6： 現在你應該看看這個：
上面是帶有插入文字方塊的空標籤模板，這些文字方塊與您正在使用的特定模板（在本例中為 8163）完全對應。
插入要合併的字段
現在頁面已設定完畢，我們將插入要合併到郵件標籤中的欄位以繼續流程並將 Excel 與 Word 合併。為此，我們需要告訴 Microsoft Word 從哪裡提取資料：
步驟1： 找到並點擊選項卡 «西班牙郵政» 在工具列頂部。
步驟2： 點選按鈕 «選擇收件人»並選擇«使用現有清單“。
步驟3： 這將開啟一個對話框，允許您從電腦上的某個位置選擇資料來源。
步驟4： 找到您剛剛建立的 Excel 電子表格，然後按一下 «開放«。執行此操作時，會出現一個小框，詢問您要在 Excel 檔案中使用哪個表。選擇 ”工作表1«。如果您建立的資料檔案中有多個工作表，您可能需要選擇包含要合併的資料的工作表。 （見下圖）。
步驟5： 現在已經選擇了資料來源，是時候根據您在資料檔案中建立的標題（名稱、位址等）插入合併欄位了。因此，搜尋並點擊按鈕 «插入合併字段“。
步驟6： 選擇 ”第一”，然後重複步驟 5（上一步）五次，直到將每個欄位插入文字方塊中。完成後它應該看起來像這樣：
步驟4： 如果您注意到的話，您只是將資料欄位插入到遊標所在的 Word 文件中。現在您需要做的是設定文字方塊的格式，以便按照您希望文字在標籤上顯示的方式組織欄位。用滑鼠遊標在欄位「«之間點選第一““ 和 ””最新»”並新增一個空格。
另外，將滑鼠遊標放在「« 欄位之間最新““ 和 ””地址»」並按下“Enter” 在鍵盤上。新增行（按“Enter") 欄位之間 "«地址““ 和 ””城市»」 和一個空格，然後在「« 欄位後面有一個逗號城市““ 和 ””國家體制»」。在「«字段之間新增一個空格國家體制““ 和 ””郵遞區號»”並新增一個空格。準備好了，您的文件應如下所示：
步驟5： 接下來，我們要將這些字段複製並貼上到以下標籤中，因此突出顯示這些字段，複製它們，然後將它們貼到右側的文字方塊中：
步驟6： 現在我們要插入一條規則，供您從資料表中選擇下一筆記錄。為此，請點擊字段“«第一»」從第二幀開始。然後，找到上方工具列中的“規則”按鈕並選擇“下一紀錄«。您的文件現在應如下所示：
步驟7： 下一步是複製第二個文字方塊中的欄位並將其貼到其餘八個空白文字方塊中。因此，它突出顯示第二個文字方塊中的欄位（包括規則 «下一紀錄")，複製它們，然後按一下下一個空白文字框，然後按一下 pegar.
按一下下一個空白文字框，然後再次按一下 pegar。重複貼上步驟，直到文件中的所有文字方塊都填滿合併的欄位。該文件現在應如下所示：
設定標籤外觀
現在所有相關資訊都已對應到 Word 文件中，是時候討論美學了。我們希望確保所有內容的字體大小正確，並且所有內容都居中並且看起來像郵寄標籤應有的樣子。請依照以下步驟操作。
步驟1： 按住 « 按鈕按Ctrl» 在鍵盤上，按住該按鈕的同時，按 « 按鈕A«。這是選擇頁面上所有內容的捷徑。這將使我們能夠同時編輯多個內容。
步驟2： 現在一切都已選擇，請選擇您滿意的字體大小。我們選擇 12 點字體。另外，讓我們選擇新的字體樣式。在這種情況下我們會選擇 宋體.
步驟3： 然後按一下第一個文字方塊內的任意位置。這將取消選擇所有內容。現在，右鍵單擊第一個框，將出現一個選單。將滑鼠懸停在 «細胞排列»然後選擇«居中左對齊»（它是對齊圖示中間行的第一個圖示）。
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步驟4： 接下來，右鍵單擊第二個文字框，並對每個文字框重複上述步驟，直到整個文件正確對齊，如下圖所示：
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最終結果
現在範本已完成，我們準備合併資料並將 Excel 與 Word 結合。點選選項卡 «西班牙郵政» 在工具列頂部。然後，選擇按鈕 «結果預覽“。
確保一切看起來都正常。如果一切看起來正確，請點擊 «最終確定並合併»並選擇«編輯個別文檔«。當您執行此操作時，會出現一個小框，詢問您要合併哪些記錄。選擇 ”所有» 並按 «接受r »。
現在已建立一個新文檔，其中資料清單中的所有項目都合併到 Word 文件中。現在，您可以對每個標籤進行任何編輯，以防某些長名稱或地址導致格式問題。檢查後，將標籤放入印表機中並列印。
我們建議儲存新的組合文檔，以便您需要再次編輯或列印。否則，如果關閉它，則必須再次將 Excel 與 Word 合併。
將 Excel 資料匯入 Word 表格
這是方法 2，同樣有效。但是，這並不像第一個教程中那麼高級。然而，你可以很好地完成你的工作。要開始使用，請打開 Excel 並輸入要匯入到 Word 表格中的所有詳細資訊。
選擇所有行和列 > 複製它們。打開 微軟Word 並右鍵單擊空白處。您可以找到一些貼上選項，如下圖所示：
現在，您可以將滑鼠懸停在某些選項上，然後檢查哪一個最適合您。當您選擇選項時，您的 Excel 資料將會匯入 Word 表格中。
如何將郵件與日期、貨幣和其他數字合併
當做一個 Excel 到 Word 電子郵件合併，您應該特別注意日期、貨幣和數字等數值。我們關於將 Excel 與 Word 結合使用的教學課程的這一部分將向您展示如何正確設定這些值的格式。在 Excel 中使用零格式化郵遞區號和其他值。
為了確保合併所有數字而不丟失前導零，您只需將郵遞區號列格式化為 Excel 電子表格中的文字即可。這同樣適用於任何其他帶零的數值。這是您必須遵循的程序：
步驟1： 選擇郵遞區號列，右鍵單擊並選擇 單元格格式 在上下文菜單中。
步驟2： 在標籤中 號碼查詢，選擇 文本 然後點擊 接受.
使用動態資料交換的郵件合併日期和號碼
如果您的 Excel 電子表格包含日期、小數或貨幣，您可以使用 動態數據交換 確保連線完成後這些值的格式正確。在開始郵件合併之前，請在 Microsoft Word 中完成以下步驟：
步驟1： 有一個 檔案 > 選項 > 進階.
步驟2： 向下捲動到該部分 關於你的刊登物:，選擇複選框 «打開時確認文件格式轉換» 並點擊 接受.
由於啟用了動態資料交換，您可能會收到一些提示，然後按一下 是 o 接受。與通常的郵件合併的唯一區別是資料來源的選擇。繼續執行以下步驟：
步驟1： 選擇收件人時，按一下 運送 > 選擇收件者 > 使用現有清單， 照常。
步驟2： 找到您的電子表格，雙擊它，透過 DDE 選擇 MS Excel 工作表 (*.xls），然後按一下 接受.
注意： 如果選項 MS Excel 工作表 透過 DDE 不可用，請選取該方塊 節目 待辦事項 在左下角。
步驟3： 點擊 整個電子表格 然後在 接受.
現在您可以照常繼續進行 Excel 郵件合併。若要防止 Word 每次開啟資料檔案時顯示多條訊息，請清除「打開時確認文件格式轉換“（Word 選項 > 進階 > 常規）連接到您的郵件清單後。
Gmail 停止 – 原因和解決方案設定日期、時間、數字和貨幣的格式
如果您希望數字、日期或貨幣的格式與 Excel 郵件合併來源檔案中的格式不同，您可以直接在 Word 文件中執行此操作。請依照下列步驟操作：
步驟1： 選擇要變更其格式的合併欄位。它可以是日期、貨幣、百分比或其他欄位。
步驟2： 脈衝 Shift + F9 顯示字段編碼。例如，如果您選擇“貨幣”字段，您應該會看到類似以下內容： {合併域貨幣}.
步驟3： 將下面提供的圖像開關之一新增至該欄位。例如，如果您希望 3000 顯示為 $3000，請新增 \#$,0 並取得以下欄位代碼： {合併欄位貨幣\#$,0}.
步驟4： 脈衝 F9 更新該欄位。然後按 Shift + F9 看結果。
與數字和貨幣類似，添加圖片開關來更改欄位格式 日期/時間。例如，要顯示 20 年 2014 月 XNUMX 日這樣的日期，請新增下列影像開關： \@ «d，MMMM yyyy».
產生的欄位程式碼將如下所示： {MERGEFIELD 日期 \@ «d, MMMM yyyy»}。您可以使用任何其他表達式 日、米，以及日期和時間，但請記住，大寫 M 表示月份，小寫 m 表示分鐘。
變更目前日期和時間的格式
如果您已新增該字段 DATE 顯示當前日期和字段 TIME 顯示郵件合併文件的當前時間，您可以以更直覺的方式變更其格式。
步驟1： 選擇字段 日期或時間 您想要變更其格式。
步驟2： 脈衝 Shift-F9 顯示字段編碼。如果您選擇了日期字段，您應該看到如下內容： {日期\@「月/日/年」}.
步驟3： 右鍵單擊該欄位並選擇 編輯字段 在上下文菜單中。
步驟4： 在「歸檔」對話方塊中，確保欄位名稱設定為 日期。然後，在“日期格式”下選擇所需的格式，然後按一下 接受.
如果您想在更新期間保留格式，請選取對話方塊視窗右下角的相應複選框。
郵件合併快捷方式
如果您需要定期將 Excel 與 Word 結合使用，學習一些快捷鍵可以為您節省一些額外的時間。以下的所有捷徑都適用於 Microsoft Word 2016、2013 和 2010。 它們也可能適用於 Word 2007，儘管我們尚未在較低版本上進行測試，但也不能肯定地說這一點。快捷鍵如下：
Alt + F9： 在郵件合併文件中的所有網域代碼和結果之間切換。
Shift + F9： 公開所選字段的編碼。
F9： 更新選定的文件。將遊標置於欄位上的任意位置並按 F9 更新它。
F11： 轉到下一個欄位。
Shift + F11： 轉到上一個字段。
Alt + Shift + e： 編輯郵件合併文件。請注意，這將斷開 Excel 文件和 Word 文件之間的連接，因此，您的郵件合併來源將不再自動更新。
Alt + Shift + f： 從郵件合併來源插入合併欄位。
Alt + Shift + m： 列印合併的文檔。
Ctrl + F9： 插入一個空字段。
Ctrl + F11： 阻止一個字段。當您變更 Excel 來源檔案中的資訊時，欄位結果不會更新。
Ctrl + Shift + F11： 解鎖一個欄位。現場結果將再次更新。
Ctrl + Shift + F9： 取消連結字段。該欄位將從文件中永久刪除，替換為其當前值，並從那時起將其視為普通文字。
Alt + Shift + d： 插入字段 DATE 顯示目前日期。
Alt + Shift + p： 插入字段 頁 顯示頁碼。
Alt + Shift + t： 插入字段 TIME 顯示當前時間。
Alt + Ctrl + l： 插入字段 清單號.
看看： 解決方案：Windows 10 中“Microsoft Word 已停止工作”
Pensamientos結局
我們希望本教學對您有所幫助，並且您已經學會如何將 Excel 與 Word 結合。完成基本步驟後，您就可以發揮創意了。如果您已成功執行所需的流程，我們將在相應部分等待您的評論。我們也接受建議。另一方面，在我們的頁面上您可以找到大量對您非常有用的教學。
哈維爾·奇里諾斯我叫哈維爾‧奇里諾斯 (Javier Chirinos)，我對科技充滿熱情。從我記事起，我就喜歡電腦和電玩遊戲，這種愛好最終帶來了一份工作。
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